Fiar: dejar que un cliente pague después

Quién puede hacerlo:Administrador·Incluido en:Plan Básico

A veces atiendes a una clienta y no te paga ese día. Le fías. Hasta ahora eso vivía en una libreta o en un Excel, y el que se acordara era tú.

Aquí lo anotas en el sistema. Le pones nombre, cuánto es y para cuándo te lo va a pagar. De ahí en adelante el sistema lleva la cuenta solo: cuánto queda, cuántos días lleva de atraso y quién es la que más te debe.

En este manual eso se llama una factura a crédito. Es solo un papel que dice “esta persona me debe esto”. No es la factura que le das en el mostrador cuando te paga.

Antes de empezar

Ten listo:

• El cliente ya registrado. Si no está, créalo primero en Clientes.
• Cuánto te debe y para cuándo quedaron en que te paga.

Paso a paso

1. En el menú de la izquierda abre Cuentas por Cobrar → Procesos → Facturas CxC. Aquí vive la lista de todo lo que te deben. El primer día está vacía; después cada deuda que anotes aparece aquí con lo que falta por cobrar. Pulsa el botón Nuevo Registro de Factura, arriba a la derecha.

   

2. Se abre una ventana con cuatro cosas que llenar, y nada más:

   • Cliente — busca a la persona por su nombre.
   • Monto — cuánto te debe, en pesos.
   • Fecha de Vencimiento — el día en que quedaron en que te paga. De esta fecha sale después el conteo de días de atraso, así que ponla aunque sea aproximada.
   • Concepto — en tus palabras, por qué te debe. Escribe algo que entiendas dentro de seis meses: “Tinte y corte del 20 de agosto” sirve; “varios” no.
   

   Debajo de Concepto el sistema te recuerda que puedes incluir los números de facturas del sistema anterior. Eso es para cuando estás pasando tus cuentas viejas de la libreta o del Excel: pon ahí el número que usabas antes y así puedes cruzar las dos cosas mientras te acostumbras.

3. Pulsa Guardar. El sistema le pone un número (el primero es CXC-00000001) y te ofrece imprimirlo por si la clienta quiere su copia.

   

4. Ya la deuda aparece en la lista. Fíjate en dos columnas: Balance es lo que falta por cobrar, y Estado dice Pendiente mientras no te haya pagado nada. Cuando empiece a abonar, ese estado cambia solo a Pago Parcial, como la otra fila de la imagen, y a Pagada cuando te salde todo.

   

Cuando quien te debe es una empresa

Hay salones que atienden al personal de una oficina, una clínica o un banco de al lado, con un descuento acordado. Para eso está Cuentas por Cobrar → Archivos → Empresas: registras la empresa una vez, con el descuento que le diste, y después se la pones a cada cliente que trabaje ahí.

La empresa no cambia cómo se cobra — le sigues cobrando a la persona. Lo que te da es poder mirar la deuda por empresa cuando revises quién te debe.

Para ver todo lo que has fiado

Cuentas por Cobrar → Reportes → Reg. Facturas te da la lista completa de las facturas a crédito que has hecho, con su filtro de fechas. Es el reporte que imprimes o mandas por correo cuando quieres ver el mes entero de un golpe.

Si algo sale mal

• No aparece el cliente en la lista. Solo salen los clientes ya registrados. Créalo en Clientes y vuelve.
• “El monto debe ser mayor a cero.” Se te quedó el monto vacío o en cero.
• Te equivocaste en el monto o en el concepto. No la borres. Una factura ya guardada se corrige con una nota — mira corregir una factura con una nota de crédito o débito. Si de plano no debió existir, ábrela desde la lista y anúlala, escribiendo el motivo.
• No ves la opción Cuentas por Cobrar en el menú. Estas pantallas son solo para el dueño o administrador. Si entras como recepcionista, no te aparecen.

Relacionado

• Cobrar lo que te deben
• Corregir una factura con una nota de crédito o débito
• Registrar un cliente nuevo