Corregir una factura que se cobró de más

Quién puede hacerlo:AdministradorIncluido en:Plan Básico

A veces una venta se cobra mal: le pusieron 12,000 a un tratamiento que costaba 9,000 y la clienta ya se fue con su factura. La venta está bien hecha, sólo tiene el monto equivocado.

Para eso es la nota de crédito: le rebajas al cliente la diferencia y su deuda baja, sin tocar la factura original. La factura queda como está —eso es lo correcto, un comprobante no se borra— y la nota queda a su lado explicando la rebaja.

¿Nota de crédito o devolución?

Se confunden mucho. La diferencia es sencilla:

Nota de crédito — el servicio se hizo, pero el precio quedó mal. Le bajas el monto. Aquí.
Devolución — el cliente devuelve un producto, o el servicio no se le hizo, y hay que regresarle dinero o darle un vale. Eso va en Devoluciones.

Si sólo te equivocaste en el precio, quédate en esta página.

Antes de empezar

Necesitas:

El número de la factura (se ve así: B0200000078) o el nombre del cliente.
Cuánto le vas a rebajar. Ojo: es la diferencia, no el precio correcto. Si cobraste 12,000 y eran 9,000, la nota es de 3,000.

Paso a paso

En el menú de la izquierda entra a Cuentas por Cobrar → Notas Déb/Créd.
Arriba tienes Buscar factura o cliente. Escribe el número de la factura (B0200000078) o el nombre del cliente y pulsa Buscar. También puedes acotar por fecha con Desde y Hasta si no recuerdas ni una cosa ni la otra.
Te sale la lista de documentos con saldo. Cada fila trae el número, la fecha, el cliente y cuánto debe. Cuando veas la venta que buscas, pulsa Acreditar en su fila.
Abajo se llena la tabla de Facturas activas de ese cliente, con la fila que escogiste resaltada. En esa fila llena tres cosas:
- Tipo de Nota → escoge Crédito. (Débito es para lo contrario: cuando hay que cobrarle más.)
- Monto → la diferencia. En nuestro ejemplo, 3000.
- Concepto de la Nota → por qué. Escribe algo que se entienda dentro de seis meses: “Corrección de precio: se cobró 12,000 en vez de 9,000”.
Revisa el Crédito total que aparece abajo y pulsa Aplicar Notas.
Listo. La deuda del cliente baja de una vez y la nota queda guardada en el Historial de Notas, con su número (NDC-00000003) y el comprobante que corrige.

La Fecha no se escoge: la pone el sistema y siempre es hoy. Es a propósito — una nota con fecha vieja cambiaría una declaración de impuestos que ya entregaste.

Si te sale un aviso de que falta el B04

La primera vez casi siempre pasa esto. Al pulsar Aplicar Notas te sale una ventana diciendo que el salón no tiene una secuencia B04 activa.

Es normal y puedes seguir. Pulsa Continuar y dejarla pendiente.

Qué significa, en cristiano: la DGII pide un número de comprobante especial para las notas de crédito, distinto del de tus facturas. Si todavía no lo has pedido, no tienes de dónde sacarlo.

Lo que hace el sistema es no dejarte trancado:

La corrección se aplica igual. La deuda del cliente baja hoy mismo. Para el cliente y para tu caja, el asunto quedó resuelto.
El papel queda debiendo. La nota aparece marcada Sin comprobante en el historial, y se junta en una lista llamada Pendientes de Comprobante, en esa misma pantalla.
No se declara todavía. Mientras esté pendiente, esa nota no entra en el 607 ni en el IT-1. Tu declaración sigue mostrando la venta por su monto original.

Cuando entres al 607, el sistema te avisa arriba si tienes correcciones sin comprobante y por cuánto suman.

Cuando ya tengas tu secuencia B04

Pídele a la DGII tu autorización de Notas de Crédito (B04) y cárgala en Configuración → Secuencias NCF.

Vuelve a Notas Déb/Créd. En Pendientes de Comprobante aparece ahora el botón Emitir sus Notas de Crédito. Púlsalo y el sistema le pone su número a cada una, en orden de fecha.

Se declaran en el mes en que las emites, no en el mes en que hiciste la corrección. Suena raro pero es lo correcto: el comprobante nace el día que lo emites, y meterlo en una declaración que ya entregaste sería rehacerla.

Para ver todas las notas que has hecho

Cuentas por Cobrar → Reportes → Reporte de Notas Déb/Créd te lista las notas de un rango de fechas, con su tipo, su monto y su concepto. Es lo que abres cuando alguien pregunta por qué una deuda bajó, o cuando tu contable te pide el detalle del mes. Se imprime, se baja en PDF o Excel, y se manda por correo desde el mismo botón.

Ahí también ves las notas de débito, que son lo contrario de las de crédito: en vez de rebajarle al cliente, le suman. Se hacen desde la misma pantalla y de la misma forma — sólo cambias Tipo de Nota — y sirven para cuando se cobró de menos o hay que agregarle un recargo.

Si algo sale mal

No aparece la venta que busco. Casi siempre es porque el cliente ya pagó esa factura completa. Esta pantalla sólo trae lo que tiene saldo pendiente.
“El monto de la nota de crédito supera el balance pendiente”. Le estás acreditando más de lo que debe. Revisa el número: va la diferencia, no el precio correcto ni el total de la factura.
“Sobre una venta del POS el monto va en pesos completos”. Quita los centavos y escribe el monto redondo.
Me equivoqué en la nota. No la edites: anúlala con el botón rojo de su fila en el historial y haz una nueva. El saldo del cliente vuelve a como estaba. Si la nota ya tenía comprobante, su número queda usado y hay que reportarlo en el 608 — el sistema te lo recuerda.